Whistleblowerordning

Formålet med whistleblowerordningen er at:

• øge mulighederne for, at ansatte og samarbejdspartnere kan ytre sig om kritisable forhold i Vejle Kommune uden at frygte negative konsekvenser,
• beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, og
• opdage fejl og forsømmelser og derved højne niveauet i Vejle Kommunes ydelser.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv.

Der skal derfor opfordres til, at man i første omgang gør brug af Vejle Kommunes personalepolitiske værdier, herunder især "Sig det".

Sig det!

• Vi har en åben og ærlig dialogkultur
• Vi behandler hinanden med respekt og tillid
• Vi gør plads til den faglige dialog

Ordningen fungerer dermed som et supplement til muligheden for at rette henvendelse til fx din leder, TR/AMR/MED-udvalg eller din faglige organisation.

Du kan benytte whistleblowerordningen, hvis du er:

• ansat,
• tidligere har været ansat,
• ansøger til en stilling,
• tilknyttet som fast frivillig

Du kan bruge vores whistleblowerordning, hvis du har viden eller begrundet mistanke vedrørende alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, samt overtrædelser af EU-retten. Det kan f.eks. være følgende:

• strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven el. lign.
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el. lign.
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane.
• seksuel chikane, f.eks. enhver form for uønsket verbal, nonverbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima.
• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Ovenstående er alene eksempler.

Hvis du er i tvivl, hvorvidt din indberetning falder inden for whistleblowerordningen eller ej, opfordrer vi dig til at bruge vores whistleblowerordning. Indberetningen vil herefter blive vurderet og du modtager en tilbagemelding på om din indberetning er omfattet af whistleblowerordningens område.

Forhold som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med lønforhold, mindre overtrædelser af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, brug af kontorartikler m.v. skal ikke indberettes gennem whistleblowerordningen. Du skal i stedet indberette gennem vores normale ledelsesstruktur dvs. til næste ledelseslag eller TR/AMR/MED-udvalg.

Du bør ikke bruge whistleblowerordningen til at rapportere begivenheder, der udgør en umiddelbar trussel mod liv eller ejendom, ring i stedet til Politiet.

Hvis der er tale om en sag, som allerede er håndteret og er afsluttet forud for indberetningen, vil sagen ikke blive genoptaget, medmindre der foreligger nye oplysninger og tilbagemeldingen til dig som whistleblower vil være, at sagen er håndteret forud for indberetningen.

Vi opfordrer dig til at benytte vores whistleblowerordning, hvis du har en bekymring eller mistanke om alvorlige forhold. Du kan dog også vælge at indberette din mistanke eller bekymring til Datatilsynet. Datatilsynet er en offentlig myndighed, der driver en ekstern whistleblowerordning.

Du kan læse mere om vores whistleblowerordning i vores whistleblowerpolitik og retningslinjer nedenfor.

Når du foretager en indberetning, og indtaster dine kontaktoplysninger, vil du inden for 7 dage modtage en kvittering for modtagelsen.

Vejle Kommunes eksterne leverandør af ordningen, PwC foretager indledningsvis en vurdering af, om forholdene i indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen og foretager samtidig en habilitetsvurdering.

Hvis indberetningen ikke falder ind under whistleblowerordningen, vil den blive videresendt til whistleblowerenheden i Vejle Kommune med besked herom, og med besked om, at der ikke er grundlag for at behandle indberetningen, som så skal slettes.

Whistleblowerenheden er ansvarlig for whistleblowerordningen, og har ansvaret for at sikre en omhyggelig opfølgning på indberetninger.  Whistleblowerenheden har også ansvaret for at vurdere, hvilke tiltag der er behov for at iværksætte på baggrund af din indberetning.

Whistleblowerenheden består af 3 uafhængige personer. Du kan se hvem der behandler din indberetning i dette procesoverblik.

Hvis indberetningen falder inden for ordningen, og der er grundlag for en egentlig sagsbehandling, videresender PwC til whistleblowerenheden i Vejle Kommune, som vurderer, om der er grundlag for at iværksætte en nærmere undersøgelse af forholdet.

Du har mulighed for at indberette anonymt. Hvis du vælger at være anonym, må du ikke oplyse dit navn eller andet personhenførbart, som f.eks. adresse, e-mail eller telefonnummer.

Du skal vide, at det kan vanskeliggøre undersøgelsen af forholdet, hvis du ønsker at forblive anonym, fordi der ikke kan stilles afklarende spørgsmål, bedes om yderligere dokumentation eller lignende.

Derfor opfordrer vi dig til at du oplyser, hvem du er og hvordan PwC kan komme i kontakt med dig. Vælger du at oplyse dette til PwC vil din identitet kun være kendt af PwC og du vil fortsat være anonym over for Vejle Kommune, hvis du ønsker dette. PwC sikrer din anonymitet og oplysninger omkring din identitet vil under ingen omstændigheder blive videregivet til Vejle Kommune, medmindre du giver tilladelse hertil.

Vejle Kommune tillader ingen form for repressalier eller chikane mod whistleblowere, som indberetter via whistleblowerordningen i god tro.

Hvis du indgiver indberetninger til whistleblowerordningen i god tro, er du beskyttet mod negative konsekvenser som følge af din indberetning.

Hvis du oplever at blive mødt med negative konsekvenser, fordi du har foretaget en indberetning via whistleblowerordningen, kan du rette henvendelse til whistleblowerenheden, din tillidsrepræsentant eller din faglige organisation.

Hvis du bevidst foretager en falsk anmeldelse, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder resultere i bortvisning.

Vejle Kommune har forskellige reaktionsmuligheder inden for de retlige rammer, der finder anvendelse:

• Hvis der er tale om formodet overtrædelse af straffelovgivningen, skal dette som udgangspunkt anmeldes til politiet.
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat i Vejle Kommune, kan det medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder disciplinære sanktioner, f.eks. advarsel eller afskedigelse/bortvisning.
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner, kan det medføre kontraktretlige konsekvenser for samarbejdspartneren, f.eks. kontraktophævelse.

Personer, der foretager en indberetning, vil senest tre måneder efter indberetningen blive orienteret om sagens behandling og eventuelle resultat.

Vi har indgået et samarbejde med PwC, som leverer en sikker portal på nettet. PwC modtager, på vegne af Vejle Kommune, indberetningerne for at sikre en uafhængig og anonym kanal for dig, der indberetter.

Du kan læse mere om PwC’s rolle i politik og retningslinjer for whistleblowerordningen nedenfor.

Vejle Kommunes whistleblowerenhed og PwC behandler alle indberetninger fortroligt i videst muligt omfang, og er underlagt en særlig tavshedspligt om de oplysninger, der indgår i indberetningerne.

Alle undersøgelser af indberetninger udføres under iagttagelse af uafhængighed, fortrolighed, databeskyttelse og -sikkerhed. Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer at tilgå oplysningerne.

Indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger, som er indeholdt i indberetningerne, sker i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesretlige regler.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med indberetninger er baseret på Vejle Kommunes legitime interesser i at behandle personoplysninger, indgivet i en indberetning.

Personoplysninger opbevares så længe undersøgelsen af indberetningen pågår, og slettes efter afslutningen af den indledende undersøgelse, såfremt det viser sig, at indberetningen er grundløs. Hvis der indledes en egentlig undersøgelse på baggrund af indberetningen, slettes personoplysningerne inden for seks måneder efter undersøgelsen er afsluttet.

Du læser mere i Vejle Kommunes generelle persondatapolitik samt retningslinjer for whistleblowerordningen, som du finder nedenfor.