Arbejdsmiljøhåndbogen

Vejle kommune har valgt at arbejde med arbejdsmiljøet ud fra to strategiske spor. 

I perioden 2022 - 2023 er indsatserne:

• Fortsat opfølgning på Trivselsmåling 2021

• Psykisk arbejdsmiljø - dvs.

  Krænkende handlinger.
  Høje følelsesmæssige krav - ubalance mellem opgave, indflydelse og udviklingsmuligheder.
  Arbejdspres

• Fysisk arbejdsmiljø - dvs.

  Ergonomi.
  Undersøgelse af alvorlige ulykker, defineret som ulykker med mere end 3 ugers fravær som følge af ulykken. Her er mulighed for at få Koncern HR, sammen med arbejdsmiljøgruppen at undersøge ulykken.

Arbejdsmiljøgrupperne er de centrale, udførende aktører, der sikrer, at der tages hånd om arbejdsmiljøet på den enkelte arbejdsplads.

Alle arbejdsmiljøgrupper i Vejle kommune skal risikovurdere de risici, der er på deres arbejdsplads. Og de arbejdsmiljøforhold der altid er iboende i arbejdet.

Du kan finde hjælp til at kortlægge de væsentligste arbejdsmiljøforhold i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejvisere på www.at.dk.

Udover at definere de væsentligste arbejdsmiljøforhold på arbejdspladsen, indgå i et samarbejde herom og påvirke kolleger til en sund og sikker adfærd så har arbejdsmiljøgruppen følgende større opgaver:

• Handlingsplan for enkeltstående risici
• APV, herunder handlingsplanen for det samlede arbejdsmiljø
• Arbejdsmiljørunderinger
• Risikovurdering
• Håndtering af arbejdsulykker og nær-ved-ulykker
• Den årlige arbejdsmiljødrøftelse
• Introduktion og instruktion af nye ansatte
• Kommunikation og medindflydelse

Disse uddybes i det følgende:

Når der konstateres et arbejdsmiljøproblem eller en -risiko, udarbejdes der en handlingsplan, som beskriver problem, prioritering, forslag til løsning og hvem, der er ansvarlig for afhjælpning af risikoen, samt opfølgningsdato og kvittering for at løsningen har virket.

Koncern HR anbefaler, at arbejdsmiljøgruppen arbejder med én handlingsplan, der både omfatter fysiske arbejdsmiljøproblemstillinger, psykisk arbejdsmiljø, herunder resultater af Trivselsmålingen, opgaver fra arbejdsmiljørundering, forebyggelsestiltag efter arbejdsulykker og lignende.

Handlingsplanen behandles løbende på arbejdsmiljøgruppemøder eller i MED - og i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse i arbejdsmiljøgruppen eller MED.

APV’en skal revideres, når der sker væsentlige ændringer på de enkelte arbejdspladser, der har betydning for sikkerheden og sundheden, fx i forbindelse med indførelse af nye eller ændrede aktiviteter eller fremgangsmåder (nybygning, ombygning, omflytninger og organisatoriske ændringer) – dog som minimum hvert 3. år.

Arbejdspladsvurderingen består af fire faser:

• Kortlægning og afdækning af risici
• Beskrivelse og vurdering af risici og påvirkninger
• Prioritering og handleplan
• Opfølgning

Trivselsmålingen som gennemføres hvert tredje år skal anvendes som kortlægning ift. det psykiske arbejdsmiljø – og som en psykisk APV.

Endvidere skal der gennemføres en APV for det fysiske arbejdsmiljø.

Der er metodefrihed ift. gennemførslen af den fysiske APV. 

Arbejdspladsvurdering foretages af de enkelte arbejdsmiljøgrupper med inddragelse af medarbejderne.

I kortlægningen og risikoanalysen inddrages arbejdspladsens sygefravær for at vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der medvirker til øget sygefravær, og om ændringer i arbejdsmiljøet kan bevirke, at sygefraværet mindskes.

APV-handlingsplanen skal findes på arbejdspladsen og være tilgængelig for ledelse, ansatte, Arbejdstilsynet og evt. andre interesserede.

​

Arbejdsmiljørunderinger gennemføres 1-2 gange årligt – afhængigt af hvilke risici der forefindes på arbejdspladsen.

Arbejdsmiljørunderinger skal sikre, at der foretages kontrol af arbejdsmiljøet på alle arbejdspladser i Vejle Kommune, og at der følges op på, om arbejdsmiljømålsætningerne bliver opfyldt.

Arbejdsmiljørunderingen skal kunne dokumenteres, fx i en logbog, dateret tjekliste eller i et referat. Problemstillinger som afdækkes i forbindelse med runderinger tilføjes APV-handlingsplanen.

Runderingen kan kobles sammen med den løbende APV, så runderingen udgør kortlægningen i den løbende APV.

Udover at risikovurdere de væsentligste forhold på jeres arbejdsplads, så skal der også gennemføres en risikovurdering ved større ændringer i arbejdsmiljøet.

Risikovurderingen skal kunne dokumenteres skriftligt.

Større ændringer kan f.x være:

• Ændring i arbejdets organisering
• Udvidelse eller ombygning af afdelingen
• Nye borgergrupper, der har en adfærd, der udgør en risici for arbejdsmiljøet
• Nybygning
• Anskaffelse og ændringer af maskiner og tekniske hjælpemidler
• Indkøb af stoffer og materialer, herunder overvejelser om mulighed for anvendelse af stoffer og materialer, der er mindre farlige.

Risikovurderingsskema findes på Vejle Kommunes Intranet for ansatte. 

Alle arbejdsulykker i Vejle Kommune (med og uden sygefravær) skal anmeldes via A-skade modulet i SafetyNet. Nærved-ulykker skal håndteres og bør dokumenteres i SafetyNet.

Erhvervssygdomme – tidligere arbejdsbetingede lidelser – skal anmeldes ved egen læge.

SafetyNet er Vejle Kommunes system til anmeldelse af arbejdsskader. Forsikringsafdelingen forestår sagsbehandlingen og anmeldelse til Arbejdstilsynets og Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings system - EASY.

Statistik for arbejdsulykker kan fortsat ses i BI-systemet. Der er også adgang til statistik over arbejdsulykker og nærved-ulykker for 2016 og frem i SafetyNet.

Adgang til systemerne får de ansatte via Vejle Kommunes Intranet.

Arbejdsulykker

• Lederen har ansvar for, at arbejdsulykker med sygefravær anmeldes elektronisk i SafetyNet senest 9 dage efter ulykken.
• Hvis der er udgifter forbundet med ulykken, er det vigtigt, at anmelder svarer JA til vurdering efter Arbejdsskadesikringsloven, så vil anmeldelsen blive videresendt til Forsikringen.

Registrering og opfølgning af nærved-ulykker
Lederen har ansvar for at registrere samt analysere nærved-ulykker.
Analysen af nærved-ulykker er væsentlig, da der findes et stort læringspotentiale ved at analysere og følge op på de ulykker, hvor det næsten går galt.

Opfølgning og analyse
Ved alle arbejdsulykker, nærved-ulykker og andre uønskede hændelser, skal arbejdsmiljøgruppen foretage registrering, analyse og forebyggelse af tilsvarende ulykker.

Arbejdstilsynets analyse-værktøj - Guide til læring

Anmeldelse af arbejdsbetingede lidelser

Hvis en medarbejder formoder at have pådraget sig en erhvervssygdom, og det kommer til arbejdsmiljøgruppens kendskab, anbefales det medarbejderen at gå til egen læge eller tandlæge. Lægen og tandlægen har pligt til at anmelde den formodede lidelse eller sygdom til Arbejdstilsynet og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring via EASY.

Den årlige arbejdsmiljødrøftelse afholdes én gang årligt – enten i arbejdsmiljøgruppen eller i LokalMED

Følgende gennemgås og evalueres:

• Leves der op til gældende og nye lovkrav og andre krav?
• Opfølgende handlinger siden sidste gennemgang og evaluering
• Registrerede ulykker, nærved-ulykker og andre uønskede hændelser
• Resultater fra interne og eksterne audits
• Status på målsætninger og tilhørende handlingsplaner
• Sygefraværsstatistikker
• Trivselsundersøgelser
• Planlægning af det kommende år. Fastlægning af mål på arbejdsmiljøområdet. – evt. etablering af årshjul
• Kompetenceplan for arbejdsmiljøgruppen

Vejle Kommunes MEDaftale - vi arbejder på at oprette et link. 

Arbejdsgiveren skal sørge for, at de ansatte får oplæring og instruktion, så de kan udføre deres arbejde på en sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlig måde.

Det handler fx om at kunne bruge tekniske hjælpemidler korrekt, at kende arbejdspladsbrugsanvisninger for kemikalier og rengøringsmidler eller at kende procedurer og bestemmelser om forebyggelse af vold og trusler.

Oplæring retter sig især mod unge og nyansatte. Men oplæring kan også være relevant, når ansatte fx kommer tilbage fra orlov eller længerevarende sygdom. Bemærk, at instruktion og oplæring skal finde sted på et sprog, som medarbejderen forstår.

Det er ikke nødvendigvis arbejdsmiljøgruppen, som skal stå for instruktion og oplæring. Men I skal sikre, at den finder sted, også for løst ansatte, studerende/elever og vikarer.

​

Kommunikation om arbejdsmiljøforhold foregår naturligt i MED-organisationen.

Arbejdsmiljøgruppen leverer information om arbejdsmiljøarbejdet ind i MED.

Arbejdsmiljøinformation ligger på intranettet, som alle ledere og en del medarbejdere har adgang til via pc. Ledelsen er forpligtet til at videreformidle informationer fra arbejdsmiljøgrupper, MED-organisationen, intranet, mail mm. til de medarbejdere, som ikke har adgang til pc.

Før iværksættelse af indkøb eller byggeri skal MED-organisationen inddrages. Det kan fx dreje sig om:

• ændring i arbejdets organisering
• udvidelse eller ombygning af afdelingen
• nybygning
• anskaffelse og ændringer af maskiner og tekniske hjælpemidler
• indkøb af stoffer og materialer, herunder overvejelser om mulighed for anvendelse af mindre farlige stoffer

På den måde kan vi undgå, at arbejdsmiljøproblemer, der kunne være forudset og løst før selve ændringen, skal løses efterfølgende.

Valg af medlemmer til arbejdsmiljøgruppen

Valg til arbejdsmiljøgruppen sker i overensstemmelse med Arbejdsmiljøloven samt MEDaftalen.

Arbejdsmiljørepræsentanten vælges af og blandt de ansatte i afdelingen.

I forbindelse med valg og genvalg af arbejdsmiljørepræsentanter er der følgende retningslinjer:

• Arbejdsmiljølederen har ansvaret for at advisere lederen og medarbejderne, når tiden for valg nærmer sig.
• Lederen skal give medarbejderne mulighed for at afholde valg.
• Valghandlingen skal kunne foregå i arbejdstiden.
• En lovligt valgt arbejdsmiljørepræsentant er beskyttet på samme måde som tillidsrepræsentanten inden for samme område.
• Arbejdslederen udpeges af arbejdsgiveren. Arbejdsleder er normalt den arbejdsleder, der har den direkte ledelse af arbejdet i afdelingen.
• I Vejle Kommune har vi faste valgperioder. Der er valg i 4. kvartal i lige år gældende for de efterfølgende 2 kalenderår. Hvis det er nødvendigt at vælge en ny arbejdsmiljørepræsentant fx midt i en periode, gælder valget for resten af perioden.
• Hvis der er flere arbejdsmiljørepræsentanter inden for et område følges MEDaftalen.

Lovpligtig uddannelse af arbejdsmiljøgruppernes medlemmer

Nye arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i arbejdsmiljøgrupperne skal deltage i en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse på 3 dage. Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse skal gennemføres senest 3 måneder efter starten af funktionsperioden. Uddannelsen skal gennemføres af både nye arbejdsmiljørepræsentanter og nye arbejdsledere, der indgår i arbejdsmiljøgruppen, med mindre de har en gyldig uddannelse fra tidligere.

Arbejdsgiveren skal herefter tilbyde arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere en supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Det første år af funktionsperioden skal der tilbydes 2 dages supplerende arbejdsmiljøuddannelse og herefter 1½ dags supplerende arbejdsmiljøuddannelse om året.

Koncern HR udbyder supplerende arbejdsmiljøuddannelse via kursusportalen på Vejle Kommunes Intranet for ansatte. 

Hvis arbejdsmiljørepræsentanten vælges til et udvalg i MED-organisationen, skal han/hun også gennemgå MED-uddannelsen.