En af rådets udpegede embedsmænd indkalder det nyvalgte frivilligråd til 1. møde og leder mødet under valg af formand og næstformand.
Valgbarhed: Alle medlemmer, som repræsenterer de frivillige foreninger, er valgbare.
Stemmeret: Alle medlemmer (frivillige og politikere) af rådet har stemmeret.
Såfremt det nyvalgte råd måtte ønske det, er der mulighed for valg af to næstformænd. Hvis to næstformænd vælges, er den med flest stemmer 1. næstformand. 1. næstformand træder til, hvis formanden har forfald.
Hvis et medlem ønsker det, skal opstilling af kandidater og afstemning foregå skriftligt. Hvis flere end to kandidater er opstillet til formandsvalget, og der ikke opnås 50 % af de afgivne stemmer for nogen af kandidaterne, er der omvalg mellem de to med flest stemmer.
I tilfælde af stemmelighed mellem to kandidater til henholdsvis formands- og næstformandsposten afgøres valget ved lodtrækning. Formanden og næstformanden (næstformændene) udgør et formandskab.
Rådet planlægger fire ordinære møder årligt. Et møde kan aflyses, hvis der ikke er relevante punkter til en dagsorden. Rådet fastlægger en mødeplan for et år ad gangen med angivelse af tid og sted for møderne. Ekstraordinære møder kan afholdes, hvis formandskabet eller mindst 1/3 af rådets medlemmer ønsker det.
Ekstraordinære møder indkaldes så vidt muligt med 14 dages varsel. Er et medlem eller en suppleant forhindret i at deltage i et møde, meddeles dette snarest muligt til formanden. Pligten til afmelding gælder ikke for suppleanter, der har meddelt, at de kun møder, hvis det medlem de er suppleant for, er forhindret. Et medlem, som er forhindret, sørger selv for at underrette sin personlige suppleant. Alle, der ikke har meldt fra til formanden, forventes at give møde.
I mødereferat anføres navnene på de tilstedeværende. Desuden anføres suppleanter, der er indtrådt som stedfortrædere. Alle suppleanter får tilsendt materiale og kan deltage i rådets møder med taleret – uden stemmeret.
Suppleanter, der er indkaldt som stedfortræder, deltager med stemmeret i rådets møde. Rådet kan med henblik på en sags belysning indbyde relevante personer med taleret under specifikke dagsordenspunkter.
Frivilligrådets møder er ikke offentlige.
Formandskabet udarbejder dagsorden for rådets møder.
Dagsorden for møderne skal være rådets medlemmer og suppleanter i hænde senest en uge, inden et møde finder sted. Rådets møder ledes af formanden. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden. Der kan udpeges en mødeleder, hvis dette ønskes af formanden og i formandens fravær af næstformanden. Der vælges en fast referent, som indgår i et mødeafviklingssamarbejde med formanden og i formandens fravær med næstformanden.
Rådet er beslutningsdygtigt, når formanden eller ved formandens fravær næstformanden og mindst halvdelen af rådets øvrige medlemmer er til stede.
Rådet er et dialogforum, hvor der som udgangspunkt arbejdes på at nå frem til et enigt beslutningsgrundlag. Er der behov for at træffe beslutninger ved afstemning, sker det ved almindelig stemmeflerhed blandt de fremmødte. Ved stemmelighed tæller formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme dobbelt. Afstemninger foregår ved håndsoprækning. Der kan foretages skriftlig afstemning. Hvis intet medlem forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med sin indhøstede opfattelse.
Der udarbejdes et referat efter hvert møde i rådet. Referenten udsender referatet, som skal være rådets medlemmer og suppleanter i hænde så vidt muligt en uge efter rådsmødet. Et medlem kan forlange sin afvigende mening tilført referatet. Medlemmet er i så fald forpligtet til selv at formulere en kort tilføjelse og aflevere den skriftligt til referenten umiddelbart efter mødet Såfremt der ikke er gjort indsigelse mod referatet senest 14 dage efter udsendelsen, er referatet godkendt.
Denne forretningsorden kan ændres, hvis 2/3 af et beslutningsdygtigt råd kan tilslutte sig ændringsforslaget. Således besluttet af Frivilligrådet i Vejle Kommune d. 21. februar 2022.